Teilnahmebescheinigungen in 30 Sekunden ausstellen – mit QR-Code zur Verifizierung

Deine Teilnehmer absolvieren einen Kurs und fragen: Wo ist mein Zertifikat? Statt manuell Word-Dateien anzupassen und per Mail zu verschicken, stellt kursflow Bescheinigungen automatisch aus — mit allen Pflichtfeldern, QR-Code zur Verifikation und PDF-Download. Alles datenschutzkonform, ohne deine Daten zu überlasten.

Hier erfährst du, wie es funktioniert und worauf du achten musst.

Automatisch nach dem Check-in

Der einfachste Weg: Sobald ein Teilnehmer beim Kurs eingecheckt wird (Status „Erschienen"), erstellt kursflow die Bescheinigung automatisch — ohne dass du einen Button drücken musst.

Was passiert im Hintergrund:

• Alle Daten aus deiner Buchung (Name, E-Mail, Kursdatum) werden automatisch befüllt
• Eine eindeutige Zertifikat-Nummer wird generiert (z.B. CERT-2026-REF-001)
• Der QR-Code ist sofort im Buchungs-Panel verfügbar
• PDF-Download ist ready — dein Teilnehmer kann ihn sich sofort holen

Falls du manuell ausstellen willst: Gehe zu Buchungen → bestätigte Buchung öffnen → „Bescheinigung"-Panel → „Bescheinigung ausstellen". Das funktioniert auch, bevor der Teilnehmer erschienen ist.

Tipp: Statt einzeln zu klicken, nutze die Batch-Funktion (siehe unten). Spart Zeit, wenn du mehrere Kurse an einem Tag abschließt.

Was auf jeder Bescheinigung steht

Alle diese Felder werden automatisch aus deinen Kursdaten befüllt:

• Name des Teilnehmers (aus Buchung)
• Kursbezeichnung (dein Kursname)
• Datum der Durchführung (Kurs-Startdatum)
• Kursdauer (automatisch berechnet: Start bis Ende)
• Ort der Durchführung (deine Kurs-Adresse)
• Kursleitung (Lead-Trainer)
• Veranstalter (dein Studio-Name)
• Zertifikat-Nummer (eindeutig pro Buchung)
• Ausstellungsdatum (aktuelles Datum)
• QR-Code (für öffentliche Verifikation)

Das Design passt sich automatisch an deine Branding-Farbe an — keine extra Einstellung nötig.

Der QR-Code: Authentizität prüfen in 2 Sekunden

Jede Bescheinigung hat einen QR-Code. Wer ihn scannt oder auf den Verifikations-Link klickt, sieht:

• Name des Teilnehmers
• Kursbezeichnung
• Durchführungsdatum
• Ausstellende Organisation
• Gültigkeitsstatus (gültig oder widerrufen)

Datenschutz ist eingebaut: Der QR-Code speichert keine Personaldaten — nur einen signierten Link. E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, interne IDs sind nicht drin. Die Verifikationsseite ist auch nicht von Google indexierbar (noindex), damit sie nicht in Suchergebnissen auftaucht.

Das ist besonders wichtig, wenn deine Teilnehmer Bescheinigungen bei Arbeitgebern, Behörden oder Verbänden einreichen.

PDF herunterladen oder HTML drucken

Nach der Ausstellung stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:

1. PDF-Download (A4 Querformat)

• Klick auf „PDF herunterladen" im Bescheinigungs-Panel
• Sofort brauchbar, qualitätsoptimiert zum Ausdrucken
• Alle Felder inkl. QR-Code sind enthalten

2. HTML drucken

• Über „HTML drucken" den Browser-Druckdialog öffnen
• Dort „Als PDF speichern" wählen
• Alternative, falls der PDF-Download nicht funktioniert

Mehrere Bescheinigungen auf einmal? Nutze die Batch-Funktion: Gehe zu Kurse → Kurs auswählen → „Alle Bescheinigungen ausstellen" → „Batch-PDF herunterladen". Das ist ein mehrseitiges PDF mit allen Zertifikaten des Kurses.

Wichtig: Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich

Hast du einen Fehler gemacht (falscher Name, falches Datum)? Dann musst du die Bescheinigung widerrufen und eine neue ausstellen.

So funktioniert's:

1. Buchung öffnen → „Bescheinigung"-Panel
2. „Widerrufen" klicken
3. Die alte Bescheinigung ist jetzt ungültig (der QR-Code zeigt „Bescheinigung ungültig")
4. Neu ausstellen und PDF herunterladen

Warnung: Ein Widerruf ist endgültig. Das widerrufene Zertifikat kann nicht reaktiviert werden. Also vorher checken!

Branchenspezifische Anforderungen

Fahrsicherheitstraining (DVR-Richtlinien)

Deine Kursbezeichnung muss exakt dem DVR-Modulnamen entsprechen (z.B. „Motorrad-Sicherheitstraining nach DVR-Richtlinien"). kursflow prüft das nicht automatisch — du bist dafür verantwortlich. Die Bescheinigung wird dann von Behörden und der BG für Förderanträge akzeptiert.

Erste-Hilfe-Kurse (2-Jahres-Gültigkeit)

Erste-Hilfe-Bescheinigungen verfallen. Nutze zusätzlich das Ablaufdatum-Feature (der 📋-Button in der Buchungsdetailseite). Damit verwaltet kursflow automatisch Erinnerungs-Mails, wenn die Gültigkeit endet.

Fahrschule (§37 FeV)

Für behördliche Seminare (ASF, BAS) sind Bescheinigungen nach §37 FeV Pflicht. kursflow-Zertifikate erfüllen die Pflichtfelder. Die handschriftliche oder digitale Unterschrift des Seminarleiters musst du separat eintragen — das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Häufige Fragen

Enthält der QR-Code Personaldaten? Nein. Nur ein signierter Link. Keine E-Mail, kein Geburtsdatum, keine internen IDs.

Wer sieht meine Daten, wenn ich den QR-Code scanne? Nur Name, Kursname, Datum und Gültigkeitsstatus. Nicht mehr. Und nur die Verifikationsseite, keine Weiterleitungen zu dir.

Wie lange bleiben Bescheinigungen gültig? Unbegrenzt, außer sie werden widerrufen. kursflow archiviert alle Zertifikate mindestens 10 Jahre (gesetzliche Pflicht nach AO + Haftungsschutz).

Versendet kursflow Bescheinigungen automatisch per Mail? Nicht automatisch — das ist noch in Vorbereitung. Aktuell: Du stellst aus, downloadest das PDF und versendest es manuell über den „E-Mail senden"-Button in der Buchungsdetailseite.

Kann ich das Logo oder Layout anpassen? Aktuell: Nur deine Primärfarbe (unter Einstellungen → Design → Primärfarbe). Logo-Integration und individuelle Vorlagen folgen als nächste Erweiterung.

Zusammengefasst: Dein Workflow

1. Kurs durchführen → Teilnehmer erscheint
2. Check-in → Bescheinigung wird automatisch ausgestellt (oder du stellst sie manuell aus)
3. PDF herunterladen → Im Bescheinigungs-Panel verfügbar
4. An Teilnehmer versenden → Via E-Mail oder persönlich
5. QR-Code scannen → Andere können Echtheit prüfen

Keine Verwaltungs-Overhead, keine falschen Daten, keine Sicherheitslecks.

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