Warteliste für ausgebuchte Kurse: So funktioniert automatisches Nachrücken

Jeder Kursanbieter kennt das Szenario: Ein beliebter Yoga-Kurs ist nach 10 Minuten ausgebucht. Die nächsten 15 Anrufe sind Interessent:innen, die gerne dabei wären — aber nirgendwo einen Platz finden. Die meisten geben auf und buchen woanders.

Mit der Warteliste in kursflow passiert das nicht. Sobald dein Kurs voll ist, sehen potenzielle Kund:innen statt „Buchen" einen Button „Warteliste" — und können sich eintragen. Wird später ein Platz frei, rücken sie automatisch nach (oder du machst es manuell). Das Resultat: weniger verlorene Buchungen, bessere Auslastung, zufriedenere Kund:innen.

Das Beste: Das Feature ist kostenlos und in wenigen Klicks aktiviert.

Wie die Warteliste funktioniert

Die Warteliste ist ein Add-on-Modul, das du in deiner Modul-Verwaltung kostenlos einschaltest. Danach läuft sie im Hintergrund und verwaltet Interessent:innen für ausgebuchte Kurse — egal ob Einzelkurs oder ganze Blockbuchungen.

So sieht der Ablauf aus:

1. Kurs ist voll → Kunde sieht „Warteliste"-Button statt „Buchen"
2. Eintrag mit E-Mail, Vor- und Nachname → Automatische Bestätigungs-Mail geht raus
3. Platz wird frei (Stornierung, Umbuchung) → Erste Person auf der Liste erhält ein befristetes Angebot (Standard: 24 Stunden)
4. Bestätigung oder Ablauf → Wenn ja: Buchung ist erstellt. Wenn nein: Nächste Person rückt nach.

Du hast dabei die volle Kontrolle: Automatisches Nachrücken an/aus, Angebotsfrist individuell setzen, Wartelisten-Größe anpassen, oder manuell einzelne Einträge promoten.

Schritt-für-Schritt: Warteliste aktivieren

Modul freischalten (einmalig):

• Gehe in dein Konto → Modul-Verwaltung
• Aktiviere die Warteliste
• Speichern

Verhalten konfigurieren (einmalig):

• Navigiere zu Einstellungen → Buchungsregeln
• Stelle folgende Parameter nach Bedarf ein:

- Warteliste aktiv: Ein/Aus - Auto-Promote: Automatisches Nachrücken ja/nein - Angebotsfrist: Wie lange eine Person Zeit hat, ein Angebot anzunehmen (Standard 24h) - Maximale Wartelisten-Größe: Max. 5 (Standard) — bei Bedarf erhöhbar

Übersicht einsehen:

• Im Admin-Bereich findest du alle Wartelisten unter Warteliste (Seitenleiste, Icon „Liste")
• Hier siehst du pro Kurs alle Einträge mit Status (wartend, angeboten, angenommen, storniert)

Die wichtigsten Aktionen

Während die Warteliste läuft, hast du folgende Optionen:

| Aktion | Bedeutung | |--------|-----------| | Promoten | Du buchst einen Wartelisten-Eintrag direkt — keine Frist, direkt angenommen. | | Angebot verlängern | Wenn jemand „angeboten" ist, aber noch nicht geantwortet hat: Frist um bis zu 168h verlängern. | | Position tauschen | Zwei Einträge desselben Kurses tauschen ihre Reihenfolge (z. B. VIP-Kunde nach vorne). | | Entfernen | Eintrag stornieren (z. B. wenn jemand doch nicht mehr interessiert ist). |

Konkret: Du brauchst nicht manuell E-Mails schreiben oder Tabellen pflegen. Die Warteliste organisiert sich selbst — oder du greifst mit wenigen Klicks ein.

Block-Wartelisten für Kursreihen

Nicht nur Einzelkurse, auch ganze Blockbuchungen können auf einer Warteliste landen. Wenn deine Yoga-Serie (z. B. 8 Wochen, 1x pro Woche) ausgebucht ist, landen Interessent:innen auf der Block-Warteliste dieser Serie. Du findest diese unter der separaten Übersicht Serien-Warteliste im Admin-Bereich.

Das spart Verwaltung: Statt 8 einzelne Wartelisten zu checken, verwaltest du eine zentrale Serien-Warteliste.

Häufige Fragen geklärt

Kann sich jemand doppelt eintragen? Nein. Pro Kurs und E-Mail ist nur ein Eintrag möglich. Ein zweiter Versuch wird abgewiesen.

Was passiert, wenn die Warteliste voll ist? Das Limit liegt standardmäßig bei 5 Einträgen. Ist es erreicht, können sich keine neuen Personen mehr eintragen. Du kannst das Limit in den Buchungsregeln erhöhen.

Bekommt die Person eine Mail, wenn sie sich einträgt? Ja. Beim Beitritt geht automatisch eine Bestätigungs-Mail raus. Wenn die Person dann promoviert wird, erhält sie ein neues Angebot mit Buchungslink.

Wie lange sollte die Angebotsfrist sein? Das hängt von deinem Kurs ab. Bei kurzfristigen Kursen (z. B. morgen) sind 24 Stunden oft zu lang — ein Platz sollte nicht 24h reserviert sein. Bei Kursen mit längerer Vorlaufzeit (z. B. 4 Wochen) passt 24 Stunden perfekt.

Die größten Fehler vermeiden

• Modul nicht aktiviert: Wenn die Warteliste nicht funktioniert, prüfe zuerst, ob du das Modul in der Modul-Verwaltung freigeschaltet hast. Viele vergessen diesen Schritt.
• Falsches Limit: Ein Limit von 5 ist für beliebte Kurse schnell erreicht. Bei Hochnachfrage erhöhe es auf 10–15.
• Angebotsfrist vergessen: Ohne aktives Auto-Promote oder manuelles Promoten passiert nichts. Stelle sicher, dass auto_promote aktiv ist oder prüfe deine Warteliste regelmäßig.
• Pflichtfelder: E-Mail, Vor- und Nachname sind Pflicht. Telefon ist optional — achte darauf, dass du keine Einträge annahmen möchtest, bei denen diese Felder leer sind.

Das Ergebnis

Die Warteliste ist klein, aber mächtig:

• ✅ Weniger verlorene Buchungen: Interessent:innen geben nicht auf, weil sie eine Alternative haben.
• ✅ Bessere Auslastung: Jedes Mal, wenn jemand storniert, rückst du automatisch nach.
• ✅ Keine manuelle Verwaltung: Auto-Promote erledigt die Arbeit für dich.
• ✅ Kostenlos: Kein Cent zusätzlich — es ist ein kostenloses Add-on.

Für Yoga-Studios, Fahrschulen, Sprachschulen und Schwimmschulen ist das eine echte Kapazitäts-Keule: Du baust die Warteliste auf, und plötzlich füllen sich deine Kurse schneller, weil Plätze nicht mehr leer bleiben.

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