Dateien in kursflow hochladen: Limits, Sicherheit & praktische Tipps

Du betreibst ein Yoga-Studio, eine Fahrschule oder eine Sprachschule. Irgendwann brauchst du einen zentralen Ort, um Zertifikate, Verträge, Gesundheitsnachweise oder Kursmaterialien zu speichern — ohne dass Dateien auf persönlichen Laptops oder unsicheren Cloud-Links verloren gehen.

In kursflow kannst du alle wichtigen Dokumente direkt an Kurse, Teilnehmer und Trainer binden. Alles verschlüsselt, alle Zugriffe geschützt. Hier erfährst du, wie du das System optimal nutzt — und welche Limits für deinen Plan gelten.

Welche Dateien kannst du hochladen?

kursflow akzeptiert folgende Formate:

• Bilder: JPG, PNG, WebP, GIF (bis 5 MB)
• Dokumente: PDF (bis 10 MB) — perfekt für Zertifikate und Verträge
• Tabellen: CSV, XLSX (bis 5 MB) — ideal für Teilnehmerlisten oder Abrechnungen
• Zertifikate: PDF (bis 10 MB) — intern verwaltete Nachweise

Alle anderen Formate (Word-Dokumente, PowerPoint, ZIP-Dateien) werden abgelehnt. Das System zeigt dir sofort, welches Format erlaubt ist.

Warum diese Beschränkung? Sicherheit und Performance. PDF funktioniert auf jedem Gerät, JPG wird automatisch optimiert, CSV ist zukunftssicher. Word-Dateien hätten Sicherheitsrisiken mit sich gebracht.

Speicherlimits: Das steht dir zur Verfügung

Dein Plan bestimmt, wie viel Speicherplatz du hast:

| Plan | Gesamtspeicher | Max. Datei | Ideal für | |---|---|---|---| | Solo | 500 MB | 10 MB | 1 Trainer, bis 50 Teilnehmer | | Growth | 5 GB | 10 MB | 3–5 Trainer, bis 300 Teilnehmer | | Scale | 20 GB | 10 MB | Mehrere Teams, 1.000+ Teilnehmer |

Den aktuellen Speicherverbrauch siehst du in Einstellungen → Nutzung → Speicher. So weißt du sofort, ob du upgrade-ready bist.

Ein konkretes Beispiel: Eine Fahrschule mit 200 aktiven Schülern lagert pro Teilnehmer durchschnittlich 2–3 Dateien (Vertrag, Führerscheinkopie, Prüfzertifikat). Das sind etwa 200–400 MB — mit Solo-Plan perfekt machbar.

Wo du Dateien hochlädst

Es gibt keinen zentralen "Upload-Ordner" in kursflow. Stattdessen lädst du Dateien immer im Kontext eines Objekts hoch:

Kursmaterialien (Kurs-Detailseite)

• Öffne einen Kurs → Tab Anhänge
• Lade Skripte, Präsentationen (als PDF) oder Bilder hoch
• Alle Teilnehmer des Kurses sehen diese Materialen in ihrer Kurssicht

Trainer-Verträge & Nachweise (Trainer-Profil)

• Gehe zum Trainer → Tab Dokumente
• Lade Arbeitsvertrag, Qualifikation oder Versicherungsnachweis hoch
• Diese Dateien sind nur für dich und den Trainer sichtbar

Teilnehmer-Dokumente (Teilnehmer-Detailseite)

• Öffne einen Teilnehmer → Tab Dokumente
• Lade Zertifikate, Gesundheitszeugnisse oder Nachweise hoch
• Ideal für Compliance und Archivierung

Dieser kontextuelle Aufbau hat Vorteile: Keine Verwechslungen, schnellere Suche, klare Verantwortungen.

Automatische Bildoptimierung — spart Speicher

Wenn du JPG- oder PNG-Bilder hochlädst, werden diese automatisch optimiert:

• Skalierung: Bilder breiter als 1920 px werden verkleinert (Bildschirm-gerecht)
• WebP-Konvertierung: Automatisch aktiviert — deine Bilder werden 30–40 % kleiner ohne Qualitätsverlust
• EXIF-Daten entfernt: Keine versteckten Metadaten (Datenschutz, GPS-Daten werden gelöscht)

Das Original wird nicht gespeichert. Du bekommst nur die optimierte Version. Das bedeutet: schnellere Ladetimes, weniger Speicherverbrauch, mehr Datenschutz. Gewinn auf allen Seiten.

Download-Sicherheit: 60-Minuten-Fenster

Wenn deine Trainer oder Teilnehmer eine Datei herunterladen, generiert kursflow einen signierten Download-Link, der 60 Minuten lang gültig ist.

Das heißt:

• ✓ Der Link funktioniert nur, wenn du eingeloggt bist
• ✓ Direktzugriffe ohne gültige Signatur werden blockiert (403-Fehler)
• ✓ Nach 60 Minuten muss der Link neu generiert werden (einfach die Seite neu laden)
• ✗ Keine permanently öffentlichen Links — auch wenn jemand den Link teilt, funktioniert er nicht für Außenstehende

Das ist das richtige Maß zwischen Komfort (keine nervige Re-Authentifizierung bei jedem Download) und Sicherheit (Dateien nicht für immer öffentlich).

Dateien löschen: Sofort & unwiederbringlich

Eine Datei wird nicht mehr benötigt? So löschst du sie:

1. Öffne den Kontext-Datensatz (Kurs, Teilnehmer oder Trainer)
2. Gehe zum Tab Anhänge oder Dokumente
3. Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der Datei
4. Bestätigen

Die Datei ist sofort nicht mehr abrufbar. Der Speicherplatz wird innerhalb von 24 Stunden freigegeben. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich — es gibt keinen Papierkorb.

Tipp: Vor Massenlöschungen macht es Sinn, eine lokale Sicherung zu machen, falls du Dateien später doch noch brauchst.

Häufige Upload-Fehler & Lösungen

„Datei zu groß" → Komprimiere die Datei oder upgrade deinen Plan. PDFs lassen sich mit kostenlosen Tools (z.B. Smallpdf) von 15 MB auf 5 MB reduzieren.

„Dateityp nicht erlaubt" → Konvertiere die Datei: Word → PDF, PowerPoint → PDF (Datei → Exportieren).

„Speicherlimit erreicht" → Lösche alte Dateien oder buche einen höheren Plan. Growth-Plan kostet 79 €/Monat, bringt dir 5 GB.

„Download-Link abgelaufen" → Keine Angst — lade die Seite neu. Der Link wird automatisch aktualisiert.

Upload schlägt ohne Fehlermeldung fehl → Prüfe deine Internetverbindung. Dateien über 5 MB brauchen ein stabiles Netz. Wenn es mehrfach schiefgeht: Kontaktiere den Support.

Datenschutz & Compliance: DSGVO-konform

Alle deine Uploads sind vollständig geschützt:

• Mandanten-Isolation: Andere Kursanbieter (andere Accounts) haben keinen Zugriff auf deine Dateien
• AES-256-GCM-Verschlüsselung: Deine Dateien sind verschlüsselt, nicht lesbar ohne Schlüssel
• HMAC-SHA256-Signatur: Download-Links können nicht gefälscht werden
• DSGVO-konform: Bei Löschung deines Accounts werden alle Dateien vollständig entfernt (Art. 17 Recht auf Vergessenwerden)

Ideal für Fahrschulen (Führerscheinkopien), Yoga-Studios (Gesundheitserklärungen) oder Sprachschulen (Zertifikate). Du kannst mit gutem Gewissen Kundendaten speichern.

Nächste Schritte

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