Team-Kalender: So behältst du deine Trainer und Kurse im Überblick

Dein Team wächst: Ein neuer Yoga-Trainer kommt hinzu, die Fahrschule hat drei Fahrlehrerinnen, die Sprachschule unterrichtet an zwei Standorten parallel. Jetzt fragst du dich: Wer unterrichtet eigentlich wann? Und wie viele Stunden hat der Trainer diese Woche?

Genau dafür gibt es den Team-Kalender in kursflow. Er zeigt dir auf einen Blick die komplette Wochenauslastung deines Teams — farbcodiert, übersichtlich, ohne umständliches Nachschlagen in einzelnen Kursdateien.

Team-Kalender in 30 Sekunden öffnen

Du brauchst nur zwei Klicks:

1. Gehe in deinen Admin-Bereich und öffne Trainer im linken Menü
2. Wähle den Tab Team-Kalender

Der Kalender zeigt dir die aktuelle Woche. Mit den Pfeilen navigierst du vor oder zurück, Heute bringt dich sofort zurück zur gegenwärtigen Woche — praktisch, wenn du mehrere Wochen planst.

So liest du die Wochenansicht richtig

Der Kalender arbeitet mit einer simplen Tabelle:

• Zeilen = deine Trainer
• Spalten = Wochentage (Montag bis Sonntag)
• Farbige Blöcke = die Kurse, die jeder Trainer leitet

Neben jedem Trainer-Namen siehst du einen Farb-Punkt — dieser entspricht dem Standort, dem du den Trainer zugeordnet hast. So erkennst du sofort: Trainiert diese Person im Studio-Zentrum oder am Außenstandort?

Tipp: Ein Klick auf den Trainer-Namen öffnet die Trainer-Detailseite mit allen Infos zu diesem Team-Mitglied.

Neue Trainer hinzufügen: Schritt für Schritt

Wenn du gerade anfängst und noch keine Trainer eingetragen hast, zeigt kursflow dir einen Hinweis mit direktem Link. So funktioniert's:

1. Öffne den Tab Trainer-Liste (im gleichen Menü)
2. Klicke auf + Trainer einladen
3. Gib E-Mail-Adresse und Namen ein
4. Der Trainer erhält einen Magic Link per E-Mail und kann sich sofort anmelden — ohne Passwort-Chaos

Das war's. Ab sofort wird dieser Trainer im Team-Kalender angezeigt, sobald du ihm einen Kurs zuweist.

Kurse Trainern zuweisen — und sie erscheinen sofort im Kalender

Die Zuordnung passiert in der Kurs-Verwaltung:

1. Öffne Kurse im Menü
2. Wähle einen bestehenden Kurs oder lege einen neuen an
3. Im Kursformular findest du das Feld Trainer — klicke dort und wähle den Namen aus
4. Speichern — und der Kurs erscheint im Team-Kalender

Das ist das Schöne: Wenn du einen Trainer änderst oder einen neuen Kurs erstellst, aktualisiert sich der Kalender automatisch. Keine manuellen Einträge nötig.

Stundenvolumen prüfen: Ohne Kopfrechnen

Du möchtest wissen, wie viele Stunden ein Trainer diese Woche unterrichtet hat? Das geht direkt aus dem Kalender:

1. Klicke auf den Namen des Trainers (beliebiger Name in der Tabelle)
2. Du landest auf der Trainer-Detailseite
3. Im rechten Panel findest du unter Honorar-Vorschau einen Überblick
4. Wähle den Monat im Dropdown — kursflow rechnet dir sofort vor:

- Wie viele Kurse hat der Trainer? - Wie viele Stunden insgesamt? - Wie viel Honorar ist fällig?

Das spart dir Zeit bei der Planung. Wenn ein Trainer zu viel im Plan hat oder eine Lücke entsteht, siehst du das sofort.

Honorar-Abrechnung: Von der Vorschau zur Zahlung

Kursflow macht auch die Trainer-Abrechnung einfach. So funktioniert's:

1. Öffne wieder die Trainer-Detailseite (durch Klick auf den Namen im Kalender)
2. Gehe zum Tab Honorar
3. Wähle dein Honorar-Modell:

- Stundensatz: z.B. 25 € pro Unterrichtsstunde - Festpreis: z.B. 150 € pro Woche, egal wie viele Kurse - Umsatzbeteiligung: z.B. 30 % des Kurs-Umsatzes

1. Trag den Betrag ein und speichern
2. Im rechten Panel klickst du auf Abrechnung erstellen

Die Abrechnung erscheint dann unter Abrechnungen im Trainer-Modul. Du kannst sie exportieren, an den Trainer schicken oder direkt in dein Buchhaltungssystem übernehmen.

Fünf Situationen, in denen dir der Team-Kalender Zeit spart

Situation 1: Ausfallmanagement Ein Trainer wird krank. Du schaust in den Kalender, siehst sofort, welche Kurse diese Woche ohne Leiter wären, und kannst einen anderen Trainer schnell einspringen lassen.

Situation 2: Überbuchung erkennen Dein Yoga-Studio hat zwei Studios. Der Team-Kalender zeigt dir, ob ein Trainer an einem Tag zu viele Kurse nacheinander hat — du erkennst Pufferprobleme sofort.

Situation 3: Neue Trainerin einarbeiten Du stellst jemanden ein und brauchst eine Übersicht über ihre Einsätze. Ein Blick in den Kalender — und du weißt genau, an welchen Tagen die Person arbeitet und wo der Kontakt hingeht.

Situation 4: Kapazitätsplanung Willst du einen neuen Kurs starten? Der Kalender zeigt dir die Auslastung. Du erkennst sofort: An Dienstag hat die Fahrlehrin noch eine Kapazität frei, Mittwoch ist vollgebucht.

Situation 5: Monatliche Abrechnung Bevor du Rechnungen schreibst oder Überweisungen tätigst, prüfst du die Stundenzahlen im Kalender — keine Überraschungen bei der Abrechnung.

Das solltest du noch wissen

Der Team-Kalender arbeitet immer aktuell — wenn du einen Kurs verschiebst, Trainer wechselst oder einen neuen Trainer hinzufügst, sieht der Kalender das sofort. Es gibt keine Verzögerung, keine manuellen Anpassungen.

Die Farbcodierung macht das Ganze intuitiv: Auf einen Blick erkennst du die Standort-Verteilung und die wöchentliche Auslastung. Das ist besonders wertvoll, wenn du mehrere Kurstypen an verschiedenen Orten anbietest — Yoga am Standort A, Fahrlehren am Standort B, Sprachkurse online.

Dein Team wächst — deine Organisation muss mithalten.

Mit dem Team-Kalender in kursflow behältst du auch bei vielen Trainern die Übersicht. Du siehst auf einen Blick, wer unterrichtet, wie viele Stunden fällig sind, und wo Lücken entstehen.

Sichere dir deinen Beta-Platz auf kursflow.de — 3 Monate kostenfrei, 0 % Provision.