E-Mail-Templates anpassen: So sprichst du deine Teilnehmer:innen richtig an

Deine Kursteilnehmer:innen bekommen von dir automatisch E-Mails — ob Buchungsbestätigung, Erinnerung oder Login-Link. Aber sie sollen nicht wie von einer Maschine klingen. Sie sollen nach deiner Schule, deinem Studio, deinem Kurs klingen.

Mit den E-Mail-Templates in kursflow personalisierst du jede automatische Nachricht. Ohne technische Kenntnisse. Ohne Code.

Warum Templates überhaupt customizen?

Stell dir vor: dein Yoga-Studio heißt „Flow & Balance" — aber die Buchungsbestätigung signiert mit „kursflow". Das wirkt unpersönlich. Oder noch schlimmer: der Kurstitel steht falsch, oder das Datum passt nicht.

Mit angepassten Templates:

• Vertrauen aufbauen — Teilnehmer:innen sehen deine Marke, nicht eine fremde Plattform
• Missverständnisse vermeiden — richtige Kursorte, Zeiten, Trainer:innen-Namen
• Compliance einhalten — deine Stornierungsbedingungen oder rechtliche Hinweise direkt in der E-Mail
• Stornoquoten senken — eine gute Erinnerung 24h vorher reduziert No-Shows um bis zu 30%

Die 9 automatischen E-Mail-Vorlagen

kursflow versendet diese E-Mails automatisch:

• Buchungsbestätigung — sofort nach der Anmeldung
• Buchungserinnerung — 24 Stunden vor dem Kurs (Zeitpunkt konfigurierbar)
• Storno-Bestätigung — nach der Absage durch Teilnehmer:in oder Admin
• Umbuchungsbestätigung — wenn jemand auf einen anderen Termin wechselt
• Wartelisten-Angebot — wenn ein Platz frei wird und Kunde nachrückt
• Magic Link (Login) — bei jeder Anmeldeanfrage zum Portal
• Passwort-Reset — für Admin-Accounts
• Zertifikat-Ablauf-Erinnerung — 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf
• Pass-Aktivierung — nach Kauf eines Passes oder Abos

Jede dieser Vorlagen kannst du editieren — Betreff und Nachrichtentext.

Template bearbeiten in 5 Schritten

1. Gehe in deinem Admin-Bereich zu Einstellungen → E-Mail → Vorlagen
2. Klick auf die Vorlage, die du ändern möchtest
3. Bearbeite den Betreff und die Nachricht
4. Nutze die verfügbaren Variablen (siehe unten)
5. Klick Speichern

Fertig. Die neue Version wird bei der nächsten E-Mail dieser Art verwendet.

Die wichtigsten Variablen für Personalisierung

Du kannst Platzhalter in deine Vorlagen einbauen. Sie werden beim Versand durch echte Daten ersetzt:

| Variable | Beispiel | |----------|----------| | {{customer_name}} | "Maria Schmidt" | | {{event_title}} | "Anfänger-Yoga Montag" | | {{event_date}} | "15. Juni 2026, 18:00 Uhr" | | {{event_location}} | "Studio Hauptstr. 42" | | {{trainer_name}} | "Sabine Müller" | | {{booking_id}} | "BK-2026-0815" | | {{tenant_name}} | "Flow & Balance" | | {{portal_link}} | Link zum Kundenportal | | {{cancellation_link}} | Direkter Stornierungslink |

Tipp: Die Variable {{customer_name}} nutzen — „Hallo Maria" wirkt persönlicher als „Hallo Teilnehmer:in".

Vor dem Speichern: Test-E-Mail senden

Du möchtest sichergehen, dass dein Template gut aussieht?

1. Öffne die Vorlage
2. Klick auf „Test-E-Mail senden"
3. Gib deine E-Mail-Adresse ein
4. Du erhältst die E-Mail mit echten Beispieldaten

So siehst du genau, wie deine Teilnehmer:innen die Nachricht bekommen.

Eigene SMTP einrichten (optional)

Standardmäßig versendet kursflow E-Mails über den Plattform-SMTP. Das funktioniert zuverlässig und kostet dich nichts.

Aber: du möchtest E-Mails von deiner eigenen Domain senden? Z. B. von info@mein-studio.de statt noreply@kursflow.de?

Dann richtest du einen eigenen SMTP-Server ein:

1. Einstellungen → E-Mail
2. Aktiviere „Eigener SMTP-Server"
3. Trage ein:

- Host — z. B. smtp.zoho.eu oder smtp.gmail.com - Port — meist 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL) - Benutzername — deine E-Mail-Adresse - Passwort — dein App-Passwort (nicht dein normales Login-Passwort!) - Absender-Name — z. B. „Yoga mit Sabine" - Absender-Adresse — z. B. info@yoga-mit-sabine.de

1. Klick „Test-Mail senden" — du bekommst sofort Bescheid, ob es funktioniert

Wichtig: Gmail, Outlook und Zoho verlangen ein spezielles App-Passwort, nicht dein normales Login-Passwort. Das findest du in den Sicherheitseinstellungen deines E-Mail-Kontos.

E-Mail-Kontingente je Plan

kursflow versendet automatische Transaktions-E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen) in diesen Mengen:

| Plan | Monatliches Kontingent | |------|------------------------| | Solo | 1.000 E-Mails/Monat | | Growth | 5.000 E-Mails/Monat | | Scale | 20.000 E-Mails/Monat |

Beispiel: Du hast 80 Kursteilnehmer:innen und sendest jede Woche eine Erinnerung. Das sind ca. 320 E-Mails im Monat — im Solo-Plan locker drin.

Hinweis: Wenn du einen eigenen SMTP nutzt, gelten die Limits deines E-Mail-Anbieters, nicht von kursflow.

Wenn dein Kontingent aufgebraucht ist, werden E-Mails in die Warteschlange gestellt und am nächsten Tag versendet — Magic-Links zum Einloggen werden aber immer sofort zugestellt.

Häufige Probleme schnell gelöst

E-Mails kommen nicht an?

• Prüf den Spam-Ordner deiner Teilnehmer:innen
• Test-Mail senden (Einstellungen → E-Mail → Test-Mail) — funktioniert das?
• Bei eigenem SMTP: Prüfe SPF/DKIM in deinen DNS-Einstellungen

Variablen sehen aus wie Text?

• Du hast sie falsch geschrieben. Vergleich genau: {{customer_name}} nicht {{customer-name}} oder {{customername}}

Eigener SMTP schlägt fehl?

• Hast du ein App-Passwort eingegeben? (Gmail, Outlook, Zoho verlangen das)
• Stimmt der Port? 465 = SSL/TLS, 587 = STARTTLS
• Hat der E-Mail-Anbieter SMTP-Zugriff in den Account-Einstellungen aktiviert?

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Mit personalisiertem E-Mail-Marketing bindest du Teilnehmer:innen stärker an dein Studio oder deine Schule. Und mit automatischen Erinnerungen reduzierst du No-Shows. Probier es aus.