Kundenregister: Deine 360°-Kundenakte in kursflow

Du betreibst ein Yoga-Studio, eine Fahrschule oder einen Sprachkurs — und täglich buchen dir Dutzende Menschen. Irgendwann verlierst du den Überblick: Wie oft hat Sabine diesen Monat trainiert? Welche Nachricht hast du an den Firmenkurs geschrieben? Hat ein Kunde nach der Stornierung noch Guthaben?

Das Kundenregister in kursflow schafft hier Abhilfe: eine zentrale Kundenakte, die alle Informationen einer Person zusammenfasst. Nicht verteilt auf E-Mails, Notizblöcke oder einzelne Buchungsseiten — alles an einem Ort. Das spart dir täglich Zeit und macht deine Arbeit transparenter.

Was ist das Kundenregister?

Das Kundenregister ist deine zentrale Verwaltungsanlaufstelle für jeden Menschen, der jemals bei dir gebucht hat. Es kennt:

• Registrierte Kund:innen mit Login-Konto
• Gäste die ohne Konto (nur mit Name und E-Mail) gebucht haben
• Alle Buchungen dieser Person chronologisch
• Nachrichten-Verlauf zwischen dir und dem Kunden
• Guthaben-Bewegungen und verfügbares Guthaben
• Kontaktdaten und Statistiken (Gesamtumsatz, Buchungsanzahl)

Du findest das Register im Admin-Bereich links in der Seitenleiste unter Kundenregister (Icon: Adresskarte, Gruppe „Kunden"). Von dort aus erreichst du in wenigen Klicks alle Infos zu einer Person — ohne mehrmals nachschlagen zu müssen.

Praktische Anwendungsfälle: So nutzt du das Register im Alltag

Kundin schnell finden

Du sitzt am Telefon, jemand fragt nach seiner Buchung. Statt im Kalender zu blättern:

1. Öffne das Kundenregister
2. Nutze die Suche oben (nach Name, E-Mail oder Telefon)
3. Klicke auf den Namen — fertig

Die Suche erfasst auch Gäste ohne Konto. Das heißt: Du findest die Person, egal ob sie ein Konto hat oder nur einmalig gebucht hat.

Komplettes Kundenprofil im Blick

Klik auf einen Kundenname, öffnet sich die Detailansicht. Oben siehst du sofort:

• Name, E-Mail, Telefon, Kontostatus
• Statistiken: Wie viele Buchungen insgesamt? Wieviel hat die Person ausgegeben?
• Verfügbares Guthaben

Darunter folgen in chronologischer Reihenfolge:

• Buchungshistorie — alle gebuchten Kurse mit Datum, Status und Zahlungsart
• Nachrichten — der komplette Dialog zwischen dir und der Person
• Guthaben-Transaktionen — wann wurde Guthaben vergeben oder verbraucht?

Spontan eine Buchung erfassen

Kundin ruft an: „Ich möchte die Samstag-Stunde nehmen, zahle ich bar?" Statt sie zur Website zu schicken:

1. Öffne die Kundendetailansicht
2. Wähle Schnellbuchung
3. Wähle den Kurs und die Zahlungsart (Barzahlung, auf Rechnung, oder vorhandenes Guthaben)
4. Speichern — die Buchung ist aktiv, ohne dass die Kundin selbst buchen musste

Das ist besonders hilfreich bei älteren Teilnehmer:innen, Corporate-Kund:innen oder wenn die Person nicht mit der Website zurechtkommt.

Guthaben vergeben und verwalten

Nach einer Stornierung möchtest du eine Kulanzgutschrift erteilen? Oder jemand bringt einen Freund mit und verdient sich einen Kurs?

• Klicke in der Kundenansicht auf Guthaben/Gutschrift
• Gib den Betrag ein und speichern
• Das Guthaben steht sofort zur Verfügung und kann bei der nächsten Buchung als Zahlungsart verwendet werden

Das Guthaben wird intern verbucht — du musst weder Gutscheine drucken noch Codes verwalten.

Nachrichten direkt im Register

Statt über externe E-Mail schreibst du die Nachricht direkt im Kundenregister (Button Nachricht). Der Vorteil:

• Der komplette Gesprächsverlauf bleibt am Kundenprofil haften
• Dein Team sieht, was bereits kommuniziert wurde
• Keine verschwundenen E-Mails mehr, die nicht zur Person passen

Alle Nachrichten werden revisionssicher protokolliert — besonders wichtig, wenn später Fragen zum Kontakt entstehen.

Neuen Kunden manuell anlegen

Du möchtest einen Kunden aufnehmen, der z. B. nur telefonisch bucht und keine E-Mail hat?

• Schnellaktion Neuer Kunde öffnet das Anmeldeformular
• Erfasse Name, E-Mail, Telefon
• Der Kunde ist sofort im Register sichtbar und kann gebucht werden

Häufig gestellte Fragen

Sehe ich auch Gäste im Register, die ohne Konto gebucht haben?

Ja. Sobald jemand — mit oder ohne Konto — eine Buchung abschließt, wird die Person automatisch ins Kundenregister aufgenommen. Das ist wichtig für deine Übersicht.

Was genau ist das Guthaben und wann nutze ich es?

Guthaben ist eine interne Verrechnungseinheit. Du vergibst es z. B. nach einer Stornierung, als Kulanzgutschrift oder als Bonus. Der Kunde kann es dann bei der nächsten Buchung statt Barzahlung nutzen. Es reduziert künftige Zahlungseingänge — vergib es darum bewusst.

Kann ich Kunden gruppieren oder filtern?

Ja, über Tags und Segmente. Du kannst etwa alle Firmenkunden mit einem Tag versehen oder Segmente für "VIP-Kunden" oder "Inaktiv seit 3 Monaten" erstellen. Damit lassen sich später gezielt Gruppen ansprechen oder Aktionen triggern (in Vorbereitung).

Ist das Kundenregister in allen Abos enthalten?

Ja. Das Kundenregister ist eine Kern-Funktion und verfügbar in Solo, Growth und Scale — ohne zusätzliche Kosten.

Tipps für deinen Alltag

• Schnellbuchung ist dein bester Freund: Statt über die Buchungsliste zu gehen, öffne die Kundendetailansicht und buche dort direkt. Das ist der schnellste Weg.

• Nutze Nachrichten statt E-Mail: Protokollierte Nachrichten im Register bleiben am Kundenprofil und sind für dein ganzes Team sichtbar. Lose E-Mails verschwinden im Postfach.

• Guthaben bewusst einsetzen: Guthaben ist eine großzügige Geste, aber es reduziert deine künftigen Einnahmen. Nutze es gezielt für Kulanz oder als Bonus, nicht überall.

• Vom Dashboard aus schnell erreichbar: Du findest einen Button „Kundenregister" auch auf dem Haupt-Dashboard — direkt und schnell erreichbar.

Das Kundenregister wird dir bald zur täglichen Routine: weniger Suchen, mehr Überblick, besserer Service.

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