Buchungsbestätigung pro Kurs steuern — Automatisch oder manuell

Deine Buchungsbestätigung ist die erste Nachricht, die dein Kunde nach der Anmeldung bekommt. Sie sagt ihm: "Alles klar, du bist dabei" — oder "Wir schauen uns das an". Je nachdem, welcher Modus passt, gestaltest du damit einen komplett unterschiedlichen Anmeldungsprozess.

Zwei unterschiedliche Szenarien — zwei Modi

Nicht jeder deiner Kurse funktioniert gleich. Darum kannst du in kursflow pro Kurs selbst entscheiden, wie Buchungsbestätigungen ablaufen.

Direkt bestätigen (der Standard)

Der Kunde bucht → sofort wird eine Bestätigungsmail versendet → die Buchung ist gültig.

Das macht Sinn, wenn:

• Der Kunde online bezahlt hat und die Zahlung sofort bestätigt ist
• Es keine Vorbedingungen gibt (keine Zulassungskriterien, keine Kapazitätsprüfung nötig)
• Du viel anmeldest und nicht jede Buchung einzeln freigeben willst

Konkret: Ein Online-Yoga-Kurs mit 50 Plätzen, Zahlung per Stripe — hier bestätigst du sofort. Der Kunde zahlt, bucht, bekommt die Bestätigung in die Inbox.

Manuell bestätigen

Der Kunde bucht → eine Reservierungsmail geht raus ("Deine Reservierung ist eingegangen") → du siehst die Buchung ausstehend im Admin-Panel → du gibst sie frei oder lehnst sie ab → erst dann bekommt der Kunde eine Bestätigung (oder Ablehnung).

Das macht Sinn, wenn:

• Du vor der Bestätigung etwas überprüfen musst (Vorkenntnisse, Eignung für die Gruppe)
• Plätze knapp sind und du Prio-Buchungen bevorzugen möchtest
• Gruppen wachsen sollen und Buchungen gesammelt werden
• Bei Erste-Hilfe-Kursen oder spezialisierten Trainings, wo eine kurze Rückfrage nötig sein kann

Konkret: Ein Schwimmkurs für Anfänger mit Altersfreigabe. Du möchtest wissen, ob das Kind wirklich nie geschwommen ist, bevor es in die Gruppe kommt. Manuell bestätigen spart dir hinterher viel Ärger.

So stellst du den Modus ein

1. Kurs öffnen → Reiter "Bearbeiten"
2. Gehe zum Tab Grunddaten → Abschnitt "Buchungsbestätigung"
3. Wähle mit den Radio-Buttons deinen Modus
4. Fertig — die Einstellung wird sofort gespeichert, kein Extra-Klick nötig

Die Einstellung gilt nur für diesen einen Kurs. Deine anderen Kurse sind nicht betroffen. Das heißt: Du kannst Yoga auf "direkt bestätigen" setzen und deinen Therapiekurs auf "manuell".

Was dein Kunde bekommt

| Modus | Die E-Mail für den Kunden | |---|---| | Direkt bestätigen | Bestätigungsmail mit allen Details (Zeiten, Ort, Kontakt) + Kalender-Datei | | Manuell bestätigen | Reservierungsmail: "Deine Reservierung ist eingegangen" — noch keine Bestätigung |

Der Unterschied ist klein, aber wichtig. Bei "direkt bestätigen" weiß der Kunde sofort, dass sein Platz sicher ist. Bei "manuell" weiß er: Das ist eine Anfrage, nicht verbindlich.

Ausstehende Buchungen verwalten

Wenn du "manuell bestätigen" nutzt, sammelst sich das Zeug im Admin-Panel:

1. Gehe zu Buchungen
2. Filtere nach Status "Ausstehend"
3. Von dort aus kannst du:

- Bestätigen → Bestätigungsmail wird automatisch versendet, Kunde ist angemeldet - Stornieren → Stornierungsmail geht raus, optional mit Rückerstattung

Das dauert pro Buchung 10 Sekunden. Bei 5 Buchungen pro Woche also unter einer Minute pro Session.

Häufige Fragen

Kann ich bei "manuell" automatisch eine Wartezeit einbauen? Nein. Der Modus ist für manuelle Entscheidung gedacht, nicht für automatische Verzögerung. Wenn du einfach alles bestätigen willst, nutze "direkt bestätigen".

Was passiert, wenn ich den Modus mitten im Betrieb ändere? Bestehende Buchungen ändern sich nicht — alte Buchungen bleiben, wie sie waren. Nur neue Buchungen folgen der neuen Einstellung. Du kannst also jederzeit vom Standard abweichen.

Funktioniert das auch bei Kursreihen? Ja. Die Einstellung gilt für jedes Einzeltermin einer Kursreihe. Bucht jemand einen Block mit 6 Terminen, gelten die Einstellungen des jeweiligen Kurses.

Welcher Modus für wen?

• Online-Kurse, viele Anmeldungen, klare Kapazität → Direkt bestätigen
• Spezialisierte Kurse, Vorkenntnisse nötig, kleine Gruppen → Manuell bestätigen
• Hybrid-Kurse mit besonderen Anforderungen → Manuell bestätigen
• Anfänger-Kurse, offene Stunden → Direkt bestätigen

Die Einstellung ist kein Fest, du kannst sie jederzeit ändern — ganz wie dein Geschäft es braucht.

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