Rechnungen automatisch in sevdesk und lexoffice buchen — ohne Zeitverschwendung

Du hast den Kurs verkauft, die Rechnung geschrieben, und jetzt sitzt du eine halbe Stunde später in deinem Buchhaltungssystem und tippst dieselben Daten erneut ein. Klassische Zeitverschwendung.

kursflow synchronisiert deine Rechnungen automatisch mit deinem Buchhaltungssystem — sevdesk oder lexoffice. Das bedeutet: Wenn ein Kunde zahlt, sieht dein Buchhalter es sofort. Wenn die Rechnung storniert wird, auch das. Keine Copy-Paste, keine Fehler, keine fehlenden Einträge.

Das brauchst du: Der richtige Plan

Die Buchhaltungs-Integration ist nicht auf allen Plänen enthalten — aber einfacher als du denkst:

| System | Solo | Growth | Scale | |---|---|---|---| | sevdesk | 5 € Add-on/Monat | ✓ inklusive | ✓ inklusive | | lexoffice | nicht verfügbar | ✓ inklusive | ✓ inklusive |

Growth-Plan (79 €/Monat) lohnt sich also schon, wenn du sevdesk brauchst — das Add-on sparst du dir, und lexoffice kommt gratis hinzu.

So verbindest du dein System in 5 Minuten

Die Integration läuft über API-Keys — dein System und kursflow unterhalten sich automatisch. Das klingt technisch, ist aber straightforward.

sevdesk verbinden

1. Öffne sevdesk und gehe zu Einstellungen → Benutzerverwaltung → dein Konto
2. Kopiere deinen API-Token (langer Text aus Buchstaben und Zahlen)
3. Geh zurück zu kursflow: Einstellungen → Buchhaltung → sevdesk verbinden
4. Füge den Token ein, stelle deinen Steuersatz ein (meist 19 %) und wähle ein Startdatum für die Synchronisation
5. Klick auf Verbindung testen & speichern — kursflow prüft den Key sofort

Das war's. Der API-Key wird verschlüsselt (AES-256-GCM) abgespeichert und ist danach in der UI unsichtbar.

lexoffice verbinden

1. Öffne lexoffice → Mein Profil → Konto & Sicherheit → API-Zugänge
2. Erstelle einen neuen API-Zugang und kopiere den API-Key
3. In kursflow: Einstellungen → Buchhaltung → lexoffice verbinden
4. Key einfügen, Steuersatz und Startdatum festlegen
5. Verbindung testen & speichern

Fertig. Auch hier wird der Key verschlüsselt gespeichert.

Was läuft dann automatisch ab?

Sobald die Verbindung aktiv ist, synchronisiert kursflow diese Events:

• Neue Rechnung: Kunde wird angelegt (oder gefunden) und die Rechnung landet in deinem System
• Zahlung eingegangen: Der Zahlungsstatus wird aktualisiert — sevdesk/lexoffice zeigen die Rechnung als bezahlt
• Rechnung storniert: Die Rechnung wird in sevdesk/lexoffice storniert
• Manueller Re-Sync: Falls nötig, kannst du eine Rechnung erneut synchronisieren

sevdesk: Alle 15 Minuten ein Check

sevdesk unterstützt Webhooks nicht, also fragt kursflow alle 15 Minuten nach: „Hey, wurde eine meiner Rechnungen inzwischen bezahlt?" Wenn ja, wird der Status in kursflow aktualisiert. Das funktioniert auch, wenn du die Zahlung manuell in sevdesk gebucht hast.

lexoffice: Echtzeit-Updates via Webhook

lexoffice hat Webhooks, d. h. dein System meldet Änderungen sofort an kursflow. Das ist schneller als der Polling-Ansatz bei sevdesk — Zahlungen erscheinen in Echtzeit.

Überwachen: Das Sync-Protokoll

Du willst wissen, ob alles klappt? Unter Einstellungen → Buchhaltung siehst du die letzten 25 Sync-Einträge mit:

• Zeitpunkt: Wann der Sync lief
• Provider: sevdesk oder lexoffice
• Ereignis: invoice_created, payment_booked, cancelled etc.
• Auslöser: manual (du hast es ausgelöst), cron (automatisch), webhook (Echtzeit-Meldung)
• Status: Grün (OK) oder Rot (Fehler)
• Dauer: Wie schnell dein System geantwortet hat

Wenn ein Sync rot wird, siehst du sofort, was schiefgelaufen ist.

Häufige Probleme — und wie du sie fixst

„Verbindung fehlgeschlagen"

Der API-Key ist ungültig. Das passiert, wenn:

• Der Key wurde in sevdesk/lexoffice inzwischen widerrufen oder neu generiert
• Der Key hat zu wenige Berechtigungen (muss Rechnungen und Kontakte lesen + schreiben können)
• Du hast beim Copy-Paste Leerzeichen mit erwischt

Lösung: Geh in sevdesk/lexoffice, erstelle ggf. einen neuen Key und speichere ihn in kursflow neu ab.

Rechnung wurde nicht synchronisiert

Das passiert meistens, wenn:

1. Die Rechnung wurde vor deinem konfigurierten Startdatum erstellt
2. Die Integration war zu diesem Zeitpunkt nicht aktiv
3. Der Sync ist mit einem Fehler fehlgeschlagen (im Protokoll sichtbar)

Lösung: In der Rechnungsdetailansicht gibt es einen Button Manuell synchronisieren. Damit kannst du einzelne Rechnungen erneut hochfahren. Im Notfall: Integration trennen und neu verbinden.

Duplikate im Buchhaltungssystem

Wenn du eine Rechnung mehrmals hintereinander manuell re-synct, kann es zu Duplikaten kommen. kursflow verhindert das über interne Mappings, aber wenn die Fehlerbehandlung schiefgeht, entsteht eine Dopplung.

Lösung: Lösche das Duplikat manuell in sevdesk/lexoffice und stell sicher, dass du den Re-Sync nur einmal auslöst.

Tech-Kram (wenn dich interessiert)

• kursflow speichert pro Integration eine Mapping-Tabelle (max. 500 Einträge) mit kursflow-ID → Provider-ID. So weiß das System, welche Rechnung bereits synchronisiert wurde.
• Bei temporären Fehlern (Server ist kurz nicht erreichbar) versucht kursflow bis zu 3-mal mit Pausen von 5 Min → 30 Min → 2 Std.
• Permanente Fehler (4xx, z. B. ungültiger Key) werden nicht wiederholt.
• Deine Daten werden nicht geloggt, API-Keys nur verschlüsselt gespeichert.

Plan-Upgrade: Was freischaltet sich?

• Solo → Growth: lexoffice kommt frei, sevdesk-Add-on entfällt
• Growth → Scale: DATEV-Export kommt hinzu (für komplexere Buchhaltung)

Plan wechseln kannst du in Einstellungen → Plan & Abrechnung oder via Support.

Die Buchhaltungs-Integration spart dir jede Woche mehrere Stunden Verwaltungsarbeit. Keine Fehler, keine verlorenen Rechnungen, keine Zahlungen, die du übersehen hast.

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